Asisten
Prolog
Pekerjaan Asisten adalah menopang, menunjang, menyokong pekerjaan profesional orang lain dalam administrasi. Seorang asisten administrasi, kadang-kadang disebut sebagai pegawai kantor , sekretaris, atau resepsionis , adalah seseorang yang melakukan tugas-tugas rutin dan organisasi. Mereka mengatur file, menyusun pesan, menjadwalkan janji dan mendukung staf lain. Meskipun asisten administrasi bekerja di hampir setiap industri, banyak yang terkonsentrasi di sekolah, rumah sakit, instansi pemerintah, dan kantor hukum dan medis.
Tugas
Asisten administrasi menggunakan perangkat lunak komputer untuk membuat spreadsheet, menulis pesan, mengelola basis data, dan menghasilkan presentasi, laporan, dan dokumen. Mereka juga dapat bernegosiasi dengan vendor, membeli persediaan, mengelola ruang stok atau perpustakaan perusahaan, dan mendapatkan data dari berbagai sumber. Tugas pekerjaan tertentu bervariasi berdasarkan pengalaman, jabatan, dan keahlian khusus.
Pekerjaan asisten administratif biasanya melibatkan hal-hal berikut:
- Mempertahankan sistem pengarsipan kertas dan elektronik untuk catatan dan pesan
- Rutekan dan distribusikan surat masuk dan email
- Jawab surat-surat rutin dan email
- Balas dan lampirkan file ke pesan masuk
- Ejaan dan tata bahasa yang benar untuk memastikan akurasi
- Mengoperasikan mesin faks, videoconferencing dan sistem telepon, dan peralatan kantor lainnya
- Gunakan komputer untuk spreadsheet, pengolah kata, manajemen basis data, dan aplikasi lainnya
- Formulir lengkap sesuai dengan prosedur perusahaan
Rekan Kerja
Dalam kegiatan administrasi, seorang asisten biasa beinteraksi dengan rekan-rekannya seperti:
- Manager
- Direktur
- Sekretaris
- Bendahara